民間企業から地方公務員に転身した人のブログ

民間企業から地方公務員に転身した男が、日々遭遇する違和感に苛まれ、また気付きを得ながら悪戦苦闘している様をご紹介します。

電話対応の不思議

仕事を進める上で電話はよく使うツールではありますが、結構使い方を誤ると面倒なツールになる。

 

以前、ホリエモンが言ってましたが、「電話かけてくる奴とは仕事しない」的なこと。そこまでは言い切りませんが、なかにはおやおやと思うケースもある。

 

①余計な質問

国、県、市町村などどこに属していてもそれぞれでやりとりはやります。よくあるのは、国が県に聞いて、それを県が市町村に聞いて、とりまとめて県が国に回答するようなパターン。まあよくありますし、県の仕事は多分この部分のやり取りが多いかと思われます。

結構、自分で考えれば分かるというか、判断できるのにわざわざ聞いてくる人いますが、大したことでなければ、自分で判断してください。いちいちバカではないので電話してこないでください。

 

②遅くて無駄な連絡

期限までに回答を求める場合、回答が遅いところはあります。そーゆーところは大体同じところだったりするのでその担当者の捌きが悪いかと思います。

何度か締め切り前からリマインドメールを送るのですが、期限過ぎても音沙汰無し。しょうがないから電話してようやく出してくる。

その際にわざわざ電話してきて、「今送りました」と。その連絡は要りません。まあ電話するのなら締め切り前に「締め切りには間に合わないけど、○時までには出します」という連絡にしてください。

到着確認したいのなら、開封通知でも付けて送れば良いし、わざわざ電話する必要なし。

 

ただし、直接、相手と話しながら進める場面もあるので必ずしも電話がNGではないと思いますが、使い方を誤ると相手の時間や生産性を奪ってしまいます。

 

なるべくシンプルにやりたいものですね。

 

公務員の仕事術② 情報の一元化と見える化

公務員は、定期的に異動がありますが、その課、係の担当事務の内容はあまり大きくは変わりません。

つまり、同じような仕事を定期的な人事異動を経て、担当者が代わりながら担うため、引き継ぎは非常に重要となります。

 

引き継ぎに不足などがあると新しい部署にいってからも質問などの対応が入り、スムーズに新しい部署での仕事に入れないなどのデメリットがあります。

 

ただし、どうしても人事異動が決まってから、本腰を入れて、引き継ぎ資料などを作ることが多く、バタバタしてしまうことはよくあることです。

 

ですので、常に仕事をしながら、その都度振り返り資料をまとめて、情報を整理しておくことが、すなわち引き継ぎにつながっていきます。

狙いとしては、引き継ぎ作業をゼロにすることにあります。

 

そこで、重要なのが、2点。

①事務ごとに振り返り資料を仕事の完結時に作成しておくこと。

②紙資料保存ファイルに、細かいやりとりなども含めてメモなどに残して見える化しておくこと。

 

極めて当たり前でそんなことやっているよ!という話で恐縮ですが、実は細かいところまで含めると徹底できていないケースが散見されます。またその細かいところの漏れが意外と後々の手間につながったりということがあるため、要注意なのです。

 

まず①について、これは仕事の完結時に必ず文書に残して、成果、課題の振り返りをまとめておくことです。その他に、起案一覧、関係者の連絡先などをまとめた関係者一覧、仕事の目標、ゴールなどを1〜2枚程度にまとめると次年度の仕事の仕掛かりが非常にスムーズになります。

 

また、ここでまとめておくことで引き継ぎ資料にもなりますし、コピペなどでスムーズに書類を作成できます。

 

作成する際には、あらかじめワードなどでテンプレートを作成しておくと便利です。

 

次に②について。

公務員はとにかく紙、紙、紙で仕事を残します。お馴染みのファイルに事務ごとに整理されています。この辺りは公務員の素晴らしいと感じる点です。判断のエビデンスをしっかりと残しておくことは行政としては当然ではありますが。

 

そのファイルの使い方としては、可能な限り情報を一元化しておくことが肝要です。作成した資料、提供された資料はもちろん、関係者の名刺、メール画面の印刷などとともに、文書化はしていないけど、実施にあたり行ったやりとりなどを付箋などでしっかりと残しておくことです。どうしても細かい点までは残していなくて、結局前任に確認するということになりかねないので可能な限り残す。

例えば細かい話ですが、借用した備品のサイズや依頼先、依頼日時、依頼時のやりとりなども残しておくことで余計なことに確認時間がとられなくて良いです。

 

またその際に意識するのは、後任が初見で見たときにわかる内容になっているかという点です。どうしてもわかっている現任の判断では甘くなってしまうことがあるので、あくまで第三者の目線で分かりやすさを判断してほしいと思います。

 

仕事の都度、振り返ることで自身の仕事の精度も上がりますし、それが結果的に引き継ぎにもつながるわけです。引き継ぎが上手い人は仕事ができる人かなと思いますしね。

 

当たり前の話ではありますが、凡事徹底ということでまとめさせてもらいました。

意外と振り返りが言語化されていないことが少なくはありませんし、後任から愚痴を言われないようになるべく分かりやすく見える化しておきたいですね。

 

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目線は高く!

「2つ上のポジションのつもりで仕事をしろ」


これは以前に副知事から新採用メンバーにもらった言葉です。

生意気ながら2つ上のポジションの先輩の仕事を見ながらあーだこーだ思いながら学ばせてもらっています。

 

来年はよりそのポジションの仕事の量・質を意識して仕事をしていこうと思っています。

 

仕事のベースは、speed simple sharp

価値を意識して、それをわかりやすく見える化して
しっかりとモニタリングしていく。

 

また全体の業務をマネジメントするために、
係全体の仕事を把握する。
そのためには普段からメンバーが担当する事業の起案内容を理解し、サマる力が必要。

 

役所ならではのよくわからず、納得できないことでも
一定の落としどころというか、妥結案を持っていく力を身につけていきたい。

あまり難しく考えずに、自分や周囲が楽しく仕事できる一年を過ごしていこう。

 

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公務員の異動の不思議

久し振りのブログ更新になります。

突発な業務が入り、定時上がりの日々から一転して、超過勤務が200時間を超える毎日でした。

何でも極端は良くないですね。。。

 

今年もいつの間にかあと2ヶ月。

役所はこの時期に各課ごとに上長との面談があり、現在の仕事や今後のキャリアなどについて話す機会があります。

まあ一人10分程度なので、正直ただ運用しているっていうものだし、今後の人事の希望を書いたところでほとんど考慮されないのでトホホな感じです。

 

人事の納得感を各人が持つことは非常に大変なことであります。ただそれでも何かしらの評価をしないといけないので評価指標やその場を設けることは大切です。

 

ただ、冒頭にもある通り、役所のこういった面談の機会は「とりあえずやっている」という感じで正直あんまり機能していないように思います。言ってもムダ、やってもムダという無力感がベースにあると、どんどん形式化してしまい、ますますとりあえずやっている感だけが残り、誰も得しない状態になってしまいます。

 

当然、組織として全員の希望通りに配置はできないものの、ミッションとしては達成困難な場合もあって、その中で結果を出してください、その覚悟があるのなら希望を聞きます。っていう配置があっていいように感じます。

 

結局は一人ひとりのWILLが大切。

各人の当事者意識を尊重できる人事の運用を常に模索しないといけないですね。

 

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プロとそれ以外の違い

仕事でミスがあった。こっちがミスしたのかのかがハッキリわからないのだけど、確認不足というミスでもある。

 

最後のちょっとした手間であっても確認しきれていたか?最後まで気を抜かずにやっていたか?
そこへのこだわりが弱くて起こってしまったミスだ。これはプロの仕事とはいえない。

 

もちろん、社会人として価値を発揮して成果を出さないといけない。ただ基本的なことをいつまでもやり続けて、ミスを防ぐ、滞りなく仕事を進めるという安定感が求められる。

ちょっとしたことであってもミスがあると安心して周囲から仕事を任されないし、信頼を得ることはできない。

 

周囲の評価が自分を新しいポジションに導くわけであり、ミスがあってもそれを補う価値を発揮していればいいというのは独りよがりの言い訳になってしまう。

 

どんなにくだらないこと、嫌なことでも抜かりなくやらないといけない。むしろそんなことでミスってしまうのはもったいないのであって、そーゆーものこそ基本的な行動を全うしないといけない。

 

くだらない仕事でも最低限の仕事の質が求められる。くだらない仕事だからテキトーにではプロではない。プロはテキトーな仕事にこそ最小限の時間で終わるように抜かりなくやるものだ。

 

まだまだまだまだ仕事が甘い。
絶対にもうこんな過ちは繰り返さない。

 

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意思決定が遅いことだけが問題ではないなと。

役所の意思決定スピードはやはり遅い。
意思決定システムの問題と、各人の判断力の差や非本質的な指摘があったりするからなんですが。

先日課内での飲み会で「民間よりも意思決定のスピードが遅いよね。。。!?」と先輩方から言われた。
それは自分たちでもそれは重々承知しているんだけど、変えることができないんだよね。。。
だから君の気持もわかるし、こっちの気持ちもいずれ君もわかるよ!というニュアンスがこもった表現でした。

でも、意思決定のスピードが遅いことも間違いないけどそれ以前に、その打ち手でよかったっけ??というものも多い。
それはなぜ発生するかというと課題をどこに設定しているかによると思う。
(以前のブログに書きましたが)

 

つまりほぼ間違っている、もしくはかなり効果の見込みが低い、いけてない打ち手が意思決定されているという点を意識しないといけない。

自分たちが打っている打ち手が本当に効果があると言えるのか?
筋のよい打ち手なのかに対しての善意の不信感がないように感じちゃう。
(全部がそういうわけではもちろんないのですが)

そうなってしまっている要因を整理する週末にしたい。
あとは、前任から引き継いだ仕事ももっと効率的に管理する対応策を考えて、今月中にある程度カタチを作り、真価を発揮する一か月にしようと思う。

 

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公務員のプロジェクトマネジメント

部署により、役所の仕事は大きく異なってきます。
数年後に、別の部署に移るとまた勉強しないといけないことが多く、ちょっと心配。。

 

できれば長くいて、次年度以降は仕事の進め方に慣れた状態で進めて定時には帰って
趣味や勉強に時間を使いたい。。

でも、あんまり長くいすぎるのも嫌だな。。
などと日々感じる今日この頃です。


現在、部横断のあるプロジェクトメンバーにアサインされています。
プロジェクトというほどのものではありませんが、個人的にはそう表現した方が
面白く感じるのでそうしてます。

総勢約10名くらいで、2名ずつくらいでチームを組んで年度末までに
定期的に進めていくものになりますが、最近プロジェクトが思うように進んでいません。


プロジェクトリーダーでも何でもないのですが、遅滞している要因を考えてみます。

大きな要因は3つほどあります。

1 活動方針が曖昧
2 コンテンツを決められない
3 納期管理ができない

 

まず、1に関しては、今回のプロジェクトリーダーがメンバー主体で進めたいという意向で結構放任です。それはそれで俺は全然OKなのですが、自由度が高すぎて動けないというメンバーが多くなっています。また何が決まって、何が決まっていないかが不明瞭なので動きにくいということもあります。

 

最低限、リーダーとして方針を示したり、決めるところは決めて、確動性高く推進する役割が求められますが、正直それができていない。僕よりも20歳くらい上の係長なので正直頑張れよという感じですが、かなりイマイチ。決められないタイプの方という感じ。

僕も自信をもって、ガツガツ決められるタイプではないのでお気持ちはよくわかりますが、それで困るのは部下なので頑張るしかない。なかなか決められない上司の元で働く部下の気持は非常につらいものがあります。

まあ、こういった進め方に慣れていないかもしれないので、うまくサポートできればと思う。


次に、コンテンツ(WHAT)について。
ここも1に紐づくので、1が決まらないとメンバーレベルで決めるのはとっても大変。
特に自由度が高いものへの反応は公務員は弱いように思う。正解がない状態で進めるのはとてもストレスなのだと感じてしまう。


最後に、3の納期管理について。
これも2が決まらないと誰に何をいつまでにお願いするかが不明瞭。
納期を決めて、仕事を分けて、割り振っていく。
全体がどんどんズルズルいってしまいます。


日々、それぞれの業務で忙しいんでしょうけど、当事者意識が低い人が多いし、
仕事を楽しもうという人が少なくて残念。

自分にも他人にも厳しく、楽しく仕事を進めていこうと思います。

 

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