民間企業から地方公務員に転身した人のブログ

民間企業から地方公務員に転身した男が、日々遭遇する違和感に苛まれ、また気付きを得ながら悪戦苦闘している様をご紹介します。

【読書メモ】個人・組織のミスをいかにして防ぐ仕組みを作るか?

 

「事務ミス」をナメるな! (光文社新書)

「事務ミス」をナメるな! (光文社新書)

 

筆者が言われるように、まさに「事務ミスをなめるな!」ですね。

 

どんな個人・組織にもミスを抱えています。個人の集合が組織なので組織もそうですよね。
ミス(どんな些細なものでも)をなくすように組織としてどう取り組むかが
現在非常に求められていますよね。
特に所属する組織柄、公務員はどうしても厳しい目が向けられてしまいます。
先日も大きなミスが発覚しましたが、個人的に感じたのは、「仕組み」が緩いという印象。

もちろん個人の責任に帰するポイントはありますが、下記2点で考えてみると
結構大変だなって考えています。
※個人が発覚を恐れて、事後的に処理したことは大きな問題ではありますが。

 

・当事者としての視点
・上司・組織としての視点


今回はあくまでやらないといけないことを当事者として、やれなかったということ
その不作為や作為の確実性を確認できなかった組織としての問題をちゃんと
見つめないといけないと改めて感じます。

まず個人として感じるのは、不作為(やらないといけないことに気付かず、やれなかった)に関して
多少の漏れはどうしても生じてしまうので個人ではなく、組織として互いを監視する仕組みが
ないとこういった問題はまた発生すると思う。
なぜなら自分が当事者だったとしたら、やらないといけないことを明示的に認識していないことも
ありえるし、それを誰かから指摘される可能性は決して高くないと思う。
当然仕事だから個人が自分の仕事を責任をもってやるのは当たり前。
でも仕事のさばきや優先順位つけが弱い人などは抜け漏れはあると思う。
問題の大小は別にして、発生してしまうミスはある。

これに関しては、チーム・組織としてどう対処するかしかないと思う。
ポジティブに周囲を巻き込み、仕事の見える化(そもそもやるべき仕事とその進捗)を
進めるしかないと思う。
相互監視でそもそもの不作為と進捗の確認を行う、
ただこのときに大切にしないといけないのはあくまでポジティブに行うことだと思う。

次に上司・組織として、部下のやっていない仕事、やっていないけどやったと言っている仕事を
見つけるかである。これが非常に難しい。
結果を一つひとつ細かく見に行くと部下としては上司からの信頼感を感じず、
意欲の低下を招く。どうでもいいミスを見つけ、部下が思い切ったチャレンジなどを
生まれなくなり、活力が減るというジレンマに陥る。
ミスはしないけど、大したこともしない、クソつまらない組織になる。
まあ公務員っぽいけど。

こういった問題に対しては、
・個人の仕事の見える化(仕事内容・進捗具合等)
・書面などの全員での閲覧・確認の徹底
・優先順位付け(上司の中で要注意事業の整理)
※あくまで要注意事業の確認であって、要注意人物の整理ではない

要注意事業は各人それぞれあるもので、それを一人の責任に押し付けないで
チームみんなでフォローする体制を作るのが大切。

そもそも、それぞれの事業をどう差配しているのかね?明確にその人に期待をして、振っていないように思うので余計にチームで支える仕組みが必要ですね。


★読書のエッセンス

●問題の6つの面
1、しなくて済む方法を考える
2、作業手順の改良
3、ソフトウェア改良
4、ハードウェア改良
5、復旧手段充実
6、非常用の装備
7、問題現象の有効活用

 

●ミスに強い組織に変える

1、統計データに基づいた対策をとる

2、三現主義(答えは現場にある)

3、報告を奨励し、データを生かす

4、通達の厖大化を食い止める

5、マニュアルは手順主義で書く

6、文章を仕分けして管理する