公務員の仕事術③（ノート術②）モヤモヤするときこそ・・・ノートを開こう！

◎今日のブログのまとめ

今回は前回のブログに引き続いて、ノート活用術の第２段をご紹介します。

ちなみに前回ブログは下記の内容で、自分が気になること、不安に感じること、タスク等をとにかく書きなぐり、頭のモヤモヤを外側に出して、頭をスッキリするというものです。

今回は、第２段として、より実用的な使い方をご紹介します。

それは、ずばり、仕事の段取りを最初から最後まで書き出し、徹底的に失敗するリスクを抽出するという使い方です。

主に、仕事の抜け漏れや大小さまざまなミス等で毎回何らかの失敗をしてしまうという方にはぜひ使っていただきたい方法です。

公務員の世界は、皮肉にも「成果」よりも「失敗」にうるさい組織集団です。ゆえに挑戦をあまり好みません。より確実に実施することがいつの間にか目的化してしまい、本来の目的に向けて最善を尽くすという観点が弱くなってしまいがちです。

（公務員のイケテナイ思考）

脇道にそれますが、仮に多少失敗があっても、そこでの気付きを大切にしてより次回につなげていけばよいのです。（PDSをより早く回し続ける）何事も机上での判断ではなく、実践してみてこそ得れるものがあります。

話を戻すと、この使い方に慣れると仕事の抜け漏れや失敗、ミスが劇的に減ると思います。

○具体的な進め方

・まず、何らかの自分が担当の業務について選びます。

・次に、最初から最後までの工程で必要となる事務を時系列にそって書き出します。

ノートはいくらでも書き足しできるので、とにかくレベルの違いなども気にせず、大小様々なものを拾い上げます。

（※ノートはきれいに使おうとすると本来の効用を得れないと思うので思いっきり自由に雑に使いましょう）

・そして、重要なものは、予め失敗しそうな点を抽出して、失敗しないようにするための対応が何らかの工程で準備できないか、仮に失敗してもどの工程でリカバリーするかなどを思いつく限り書いていきます。

・最後に重要度などに応じて、赤や青など別の色で囲む、下線を引くなどで注目させます。

・その後は、定期的にそのノートを眺めながら、新たな情報、気付き等を加筆して軌道修正をはかっていきます。

上記のとおり、非常に簡単です。

ノートに書けば書くほど、あなたの仕事の完成度は高まっていきます。

ノートに書き出すことでタスクの抜け漏れは減りますし、何より言語化することで頭の中で考えるだけでは浮かばなかった疑問、心配点なども見つかります。そのようにノートに思いつくリスクを書き出し、つぶしていくことで確実に仕事の確からしさがあがります。

ぜひ、実践してみてください。

ちなみにこういったノートの活用をしているやり方を紹介しているビジネス書がありましたのでご紹介です。

読みやすいですし、私のやり方をより論理的に無駄なく説明してくれている良書です（笑）