仕事のスピードを上げるための本当にちょっとした工夫 - 民間企業から地方公務員に転身した人のブログ

今日は仕事のスピードを上げる工夫について、簡単ですが、ご紹介します。

自分で言うのもあれですが、仕事は早い方だと思います。

普段無意識でやっていることもありますが、意識しているポイントをいくつか紹介したいと思います。

極めて当たり前の話ですが、特に社会人なりたての方は確認してほしいですし、ベテランの方もリマインドとして読んでもらえると深甚です。

①　目的を考える。

そもそも、何のためにこの仕事をするのか、相手は何を把握したいのか。とにかく目的を意識することは大事です。ややもすると、毎年やっている仕事だから、例年このやり方だからと、考えずに同じことをやってしまいます。

でもよくよく目的を考えると、そもそもやらなくてもいいとか、他で代用できるとか、他の起案とまとめられるとか、諸々仕事をシンプルにすることができることは多くあります。

まずは最初に目的、ゴールをしっかりと自分の中で把握することが大事ですね。

これって本当に当たり前なんだけど、結構公務員だと、淡々と同じことを繰り返してしまうので要注意です。

実は結構、何度もやっている仕事だけど、目的をよく把握しておらず、仕事をこなしている人はいます。よくよく考えてみると、よくわからないということがないように自分なりに理解した上で仕事をやりましょう。

②　すぐに着手する。

当たり前なんですが、依頼があったり、依頼メールがあったら、その場ですぐにできるかどうかを判断します。すぐにできるのならその場でやってしまう。その場でできないのなら、納期を踏まえて、どういう段取りで進めるかまでは決めてしまう。

どんな仕事も細分化すれば、一つひとつの作業はそこまで大変ではありません。

まずは納期に応じて、仕事をいくつかに分けて、大まかなスケジューリングをする。

そして、すぐに終わるものはその場で捌いてしまう。すぐにできることを時間を空けて改めてやると、再度の内容の確認など、必要時間以上に時間がかかってしまうのでその時間は非常にもったいないです。そもそも何年もその部署にいれば、大体の仕事はどの程度の内容か把握できるし、その場ですぐに捌けるものも少なくありません。

あとは少し時間がかかると思われる仕事でも一番最初の簡単な作業だけは終わらせておくと後々で楽です。例えば、フォルダを作り、データを格納する。昨年度のデータを参照する。照会文をコピーする等。そういったファーストステップを着実に実施していくと無駄なく、今後の作業に入れます。

③　自分ひとりでできるか考える。

自分一人でできることであれば、自分のスケジューリング次第ですが、誰かを巻き込んで行う必要がある仕事はその分の時間を見積もって、仕事を進める必要があります。

例えば、市町村や庁内に照会しないといけない、同僚、上司に相談しないといけない。上司にレクしないといけない。このあたりは仕事を経験すれば、するほど勘所として磨かれていくと思います。

仕事は速やかに処理して、常にフリーハンドの状態をキープしておく必要があります。公務員の仕事も意外と突発的な依頼などが少なくありません。

議会対応、外部対応、庁内対応、とにかく予想だにしないことに巻き込まれることもあります。そういった、ある種、最悪なケースを常に想定しておいて、常に手元にある仕事を処理しておくスタンスは必要だと思います。

そういう意味で締め切りを守るのは最低限ですし、基本は前倒しで処理するくらいがちょうどいいと思います。

何事も時間があれば、いくらでもリカバリーができます。

常に締め切り間際でバタバタと仕事をしていては、仕事の精度も上がりませんし、仕事をする相手から信頼されません。

相手の期待を毎回超えていく簡単な方法がスピードです。

仕事が早くて、仕事ができない人はいません。

Speed is Power!!