新規事業の進め方で思うこと
今回、コロナの影響で新規事業が舞い降りてきて、４月後半から７月上旬くらいまでそれなりにバタバタする日々が続きました。
そのため、ブログも全く更新できず。。
でも忙しいからこそ、現状を「言語化」し、整理することが大切だし、その部分がモヤモヤしているからこそ、忙しいままの状態から抜け出せないのかなとも感じる次第です。
今回はプロジェクトマネジメントの重要性について。
何となく、民間から転職してきて、思うこととして、「プロジェクトマネジメント」の観点が強くないぁと感じます。
具体的には、このプロジェクトの納期（期限）までにどんなタスクがあり、いつまでに誰がそのタスクを処理するのか、関係者は誰で、いつまでにどの案件のコンセンサスをとる必要があるのか。
特に新規事業の場合、タスク抽出からして、難しかったりします。何を押さえる必要があるのか、何をやる必要があるのか。全体像もわからないので、タスク化しにくいケースもあるように思います。
しかも自分の所属だけでなく、他の課や他の関係団体、関係者を巻き込む場合はなおのこと、混乱必至です。
・今回のプロジェクトは急遽、係長案件から諸事情で私に降りてきた業務
・部外も含めて、他の課５つくらいを巻き込む。
・自分の担当の部分でも少なくても他２課と連携する必要がある。
・関係者に事務屋以外も含まれる。
・外部の民間、外郭団体への依頼、折衝も生じる。
なかなか混乱しました。
ケースによっては船頭が多い、またあるケースでは船頭がいない。という状況です。
人によっては同じ事実を見ていても解釈が異なる。忙しすぎて、一回握ったことを失念し、混乱を招く。とんでもないカオスでした。
幸い、というか、そういう仕事を任されるメンバーはタフで優秀な方が多いので最終的には何とかなるのですが・・・。
●混乱した要因を考えてみる。
①関係者が多く、コミュニケーションコストがかかる。具体的には情報共有の回数が増える、正確な伝達でないと解釈の差が生じる、忙しいから口頭伝達になる場合もあり、コミュニケーションの抜け漏れや正確性を棄損することがある。
そして当然各部の部長などにはレクをしながら調整をする必要がある。そして当然各所属長、部長で気にする観点も異なる。
②最初に全体像のタスク確認がなく、とにかく常に来る矢を振り払い、前に進まざるを得ないデスマーチ状態。ある種、ゴールのないマラソンのようなイメージ。
そしてタスクの全体像が掴めない場合、自分のリソースを使うべきか、他人に振るべきかの判断を誤ることもある。そしてさらに自分自身が窮地に陥る。
●今後の対応策
私の民間時代だと、優秀な先輩やプロジェクトリーダー、時には自分が、まずは全体のプロジェクト全体像の把握とタスク抽出、納期確認、担当振り等を一覧にしてまとめていたりしました。
そして節目で全体MTGを開催し、各自の認識の齟齬がないか、タスクの漏れがないかなどを確認していました。
所謂、プロジェクトリーダーの方のこの前捌き、プランニングの部分がまずもっと必要かなと。
できれば、エクセルシートで一覧にしたうえで、常に共有するイメージかなと。
また、チャットワークのようなメールよりももっとライトに情報伝達ができるような仕組みも必要かなと。自治体によっては使っているところもあるようですが、うちはまだまだのようです。
プロジェクトマネジメントって奥が深いし、リーダーによって、成果や生産性は大きく変わるんだろうなぁと感じる領域です。
仕切るのは嫌いじゃないし、仕切られるのは嫌いなのでこの点はしっかりと勉強したいと思います。
あまりこの領域は勉強したことがないので下記のサイトで紹介されている本などを見て、勉強したいと思います！
まずは手始めに本書から勉強します！
