公務員の仕事術①起案インデックス
民間企業から地方公務員に転身した人間が、日々遭遇する違和感に苛まれ、また気付きを得ながら悪戦苦闘している様をご紹介します。
別途、今回は公務員としての仕事術を簡単にご紹介します。公務員の方には当たり前のこともあるかもしれませんが、民間との違いなども含めて、随時、ご紹介します。
公務員の仕事術① 起案インデックスの作成
公務員の仕事は、とにかく書類を作成し、上司にお伺いを立て、決裁をもらう。という確固たる意思決定プロセスがあります。いわゆる、起案ってやつです。
とにかく、書類作って、必要であれば説明して、アクションに移すという流れで、民間企業での経験から言うと、「えっ、こんなのも回すの？」「えっ、そんなの部長に話して、OKもらえば良くない？」というものの連続です。
普通の会社だとある程度、イメージが湧くのかもしれませんが、私の前職は、非常に自由な社風で有名な企業なので、ハッキリ言って真逆と言って良い組織ですから、余計に面食らうことばかりです（ ; ; ）
起案は上長に説明し、そこで可否を判断してもらいます。説明する上で必要なら書類は作りますが、ベースは口頭で説明して、終了って感じです。ハンコを押して回る文化は皆無でした汗。
まあ慣れるとそんなものかとも思いますし、要は自分の頭の中の話を書類にまとめて、意思を込めて、上司に挑むようなものなので、それはそれでシンプルなルールなのかもしれません。
そんな感じで日々、起案をするわけですが、公務員の仕事は、基本的にはルーティンです。毎日真新しいことを起案するわけではなく、基本的には決まった仕事(今の部署であれば、国への報告ものをまとめたり、市町村からの質問に答えたり、毎回同じようなタイミングで書類をまとめたりと)を継続性をもって行います。まあこの辺りは公務員バッシングにもなる話ですので、また別途ブログで功罪をお伝えします。
今日の話は、起案の一覧をインデックス化しておくことです。インデックスで仕事をまとめておくことが非常に便利という話です。
効用としては、
- 再現性が高まる
- 仕事の抜け漏れ、ミスが減る
どういうタイミングで、どんな起案を回したのか？伺うものか、供覧なのか、また決裁時の指摘事項などを一覧化することで、同じような仕事をする際の参考や仕事の完成度を高めることができます。
また、事務ごとに分類し、件数、割合を出すことで全体でどういう事務にどの程度パワーを割いているかも把握することができます。
公務員は数年で異動しますが、異動までの数年間はあまり担当する仕事、事務は変更しませんので、毎年度まとめておくことで、タスクのチェックリストにもなりますし、引継ぎ資料を作る際にも重宝します。
【作り方】
- エクセルシートに、下記項目の列を作成する。
- 起案日
- 伺い、供覧、復命、回送(他の課への書類送付)
- 決裁権者(係長、課長、部長など)
- 起案タイトル
- 事務難易度(感覚的に5段階評価)
- 事務分類(担当事務)
- 備考欄(指摘事項や申し送り事項など)
2. 件数、割合の計算式の設定
必須ではないですが、どの事務分類が、どの程度の件数で、割合なのかを把握できるようにエクセルの計算式を設定しておく。
※エクセルの計算式の設定方法の説明は、難しいものではないので割愛します。
日々、まとめておくことで仕事の振り返りにもつながりますし、部署異動しても似たような事務を担当するのでとても役に立つと思います。
そんなことはやってるよ、当たり前だよという方も多いかもしれませんが、仕事が安定しない、ややミスが多いなどの課題がある方には簡単で効果的な方法だと感じます。
今後もよりシンプルに、仕事に効く仕事術などを紹介できればと思います。
※ベーシックですが、公務員の仕事術として、基本的な部分を元復興庁の事務次官が書かれた本がありますのでご紹介です。
基本的なことですが、凡事徹底ということでたまに見返して、自分を戒めています。
【読書メモ】見た目がものを言う時代
伝わるデザインの基本 増補改訂版 よい資料を作るためのレイアウトのルール
- 作者: 高橋佑磨,片山なつ
- 出版社/メーカー: 技術評論社
- 発売日: 2016/08/05
- メディア: 大型本
- この商品を含むブログ (3件) を見る
ある人は言う。見た目なんて関係ない。問題は中身だと。
ある人は言う。見た目にこだわる暇なんてない。そんなの見た目にすぎない。
善し悪しはあれど、「見た目がものを言う時代」であることは間違いないのだと感じる。
どんな理性的な人でも、直感的に判断することは多い。
多分ほとんどの人が、あるゆるシーンで瞬間的に「見た目」で判断している。
だからこそ「見た目」は大事なのである。
資料やスライド等で「見た目」にこだわらないと、まとめに読んでもらえない。
そもそも読む気にならない。
何もそんな大げさにこだわる必要はない。
ちょっとした工夫で劇的に見た目はかわる。でもそれに気付かずにいまいちな資料を作る人が多い。
ちょっとした工夫で、効果が大きく変わる。
「見た目」の本質的な価値を感じているけど、整え方がわからない方はぜひご一読を！
【読書メモ】個人・組織のミスをいかにして防ぐ仕組みを作るか？
筆者が言われるように、まさに「事務ミスをなめるな！」ですね。
どんな個人・組織にもミスを抱えています。個人の集合が組織なので組織もそうですよね。
ミス（どんな些細なものでも）をなくすように組織としてどう取り組むかが
現在非常に求められていますよね。
特に所属する組織柄、公務員はどうしても厳しい目が向けられてしまいます。
先日も大きなミスが発覚しましたが、個人的に感じたのは、「仕組み」が緩いという印象。
もちろん個人の責任に帰するポイントはありますが、下記２点で考えてみると
結構大変だなって考えています。
※個人が発覚を恐れて、事後的に処理したことは大きな問題ではありますが。
・当事者としての視点
・上司・組織としての視点
今回はあくまでやらないといけないことを当事者として、やれなかったということ
その不作為や作為の確実性を確認できなかった組織としての問題をちゃんと
見つめないといけないと改めて感じます。
まず個人として感じるのは、不作為（やらないといけないことに気付かず、やれなかった）に関して
多少の漏れはどうしても生じてしまうので個人ではなく、組織として互いを監視する仕組みが
ないとこういった問題はまた発生すると思う。
なぜなら自分が当事者だったとしたら、やらないといけないことを明示的に認識していないことも
ありえるし、それを誰かから指摘される可能性は決して高くないと思う。
当然仕事だから個人が自分の仕事を責任をもってやるのは当たり前。
でも仕事のさばきや優先順位つけが弱い人などは抜け漏れはあると思う。
問題の大小は別にして、発生してしまうミスはある。
これに関しては、チーム・組織としてどう対処するかしかないと思う。
ポジティブに周囲を巻き込み、仕事の見える化（そもそもやるべき仕事とその進捗）を
進めるしかないと思う。
相互監視でそもそもの不作為と進捗の確認を行う、
ただこのときに大切にしないといけないのはあくまでポジティブに行うことだと思う。
次に上司・組織として、部下のやっていない仕事、やっていないけどやったと言っている仕事を
見つけるかである。これが非常に難しい。
結果を一つひとつ細かく見に行くと部下としては上司からの信頼感を感じず、
意欲の低下を招く。どうでもいいミスを見つけ、部下が思い切ったチャレンジなどを
生まれなくなり、活力が減るというジレンマに陥る。
ミスはしないけど、大したこともしない、クソつまらない組織になる。
まあ公務員っぽいけど。
こういった問題に対しては、
・個人の仕事の見える化（仕事内容・進捗具合等）
・書面などの全員での閲覧・確認の徹底
・優先順位付け（上司の中で要注意事業の整理）
※あくまで要注意事業の確認であって、要注意人物の整理ではない
要注意事業は各人それぞれあるもので、それを一人の責任に押し付けないで
チームみんなでフォローする体制を作るのが大切。
そもそも、それぞれの事業をどう差配しているのかね？明確にその人に期待をして、振っていないように思うので余計にチームで支える仕組みが必要ですね。
★読書のエッセンス
●問題の６つの面
１、しなくて済む方法を考える
２、作業手順の改良
３、ソフトウェア改良
４、ハードウェア改良
５、復旧手段充実
６、非常用の装備
７、問題現象の有効活用
●ミスに強い組織に変える
１、統計データに基づいた対策をとる
２、三現主義（答えは現場にある）
３、報告を奨励し、データを生かす
４、通達の厖大化を食い止める
５、マニュアルは手順主義で書く
６、文章を仕分けして管理する
制約があるからこそ、人は自由になれる。
最近は、働き方改革が話題になることが多いですね。
ただそーゆーときほど、自分たちはどんな価値を誰に提供するために働いているのかを考えないといけない。流されて、仕事が志を失って、作業に変わってしまう。そうなると日々の活力を失い、より作業に陥ってしまう。
人を増やせ、時間をくれ、もしくは仕事を減らせと愚痴りたくもなるのかもしれませんが、いろんな制約やプレッシャーがあるからこそ必死になって知恵を考えて、活路を見出すものかと思います。その連続がビジネスマンとして成長させてくれるんだと思う。
制約があるからこそ、人は自由になれる。
【公務員試験】新卒採用活動方針（私が人事担当なら）(総論)
標記のとおり（←公務員っぽい表現ですね。。）、私が仮に地方公務員で新卒採用を行う人事担当者として現在の採用活動をより充実したものに変えるために何をするか？について少し書いてみます。
普段、そんなことを考えています。
なぜなら、組織をより活性化させて、より価値ある集団にしていくためには、そこで働く人材やチームの質を高めていかないといけません。
短期的にはやれること、長期的にやれることで分かれると思いますが、ここでも少し長期的なタームでの打ち手を考えてみたいと思います。
長期的にやることは、シンプルに「採用」と「教育」です。
当たり前の話ではありますが、、、、
また圧倒的に、前者の「採用」が大切になります。
さらに現時点では、役所の場合は、新卒採用メインなので、新卒採用で考えます。
（中途採用に関しては、別途話します）
採用を通じて、組織活性につなげたり、事業を大きくすることの一つの概念として、
「エントリーマネジメント」という考え方があります。
これは、日本語にすると、「採用管理」とかになるんでしょうかね？？
組織の入口にあたる採用は非常に重要なものです。
ここをどんだけ狭く設定して、「組織がほしい人材」を採用できるかです。
前職での営業経験を通じて、500社以上の採用に関与しましたが、本当にこれに尽きると思います。
よく間違ってしまうのが、「その組織に入りたい人材」を採用してしまうことがあります。意欲面等を重視した結果、入社後の印象が前とは異なってくることがあります。
需給バランスによりますが、まだ地方公務員の新卒時における「安定」というブランドはあるので新卒市場では強気に勝負できる気がします（まあそもそも安定にひかれる学生はターゲットではないとは思っていますが）。
上記を踏まえて、まずやるべきことは、下記３点かなと思います。
１．欲しい人材像を明確にする
２．欲しい人材を口説ける情報・人を整理する
３．欲しい人材を口説くためのプロセスを整理する
ちなみに、最近の役所では、公務員試験廃止など、「受験機会の拡大」を図るケースが増えています。確かに、公務員試験の準備やスケジュール等で受験を遠慮する学生はいると思います。本当に欲しい人材が民間企業に流れているとは思います。
ただ、機会・チャンスの提供・拡大は多少は大事かなとは思いますが、そもそもの「入庁意欲の拡大や創出」を生み出すことの方が１兆倍くらい大事です。
そもそも公務員に魅力を感じていない人が、公務員試験がないからといって受験するのでしょうか？僕はしないと思いますし、下手すると裏目に出て、不要な人（言葉悪いですが）の受験が増えて、本来の目的とは外れて、ターゲット外のスクリーニングに時間を取られてしまうというジレンマに陥る可能性が高いかなと思います。
ですので、ターゲットに対して、「入庁意欲の創出」と「受験機会の拡大」はセットで行う必要があると考えています。
まあまあ、文章にすると当たり前くらい当たり前の話になってしまいますが。。。
今後は、各論についていつか書きたいと思います。
役所の資料はなぜ見づらいのか？
今日は、役所の資料はなぜ見づらいのか？について考えてみたいと思います。
まず資料を作る基本的な目的は、誰かにメッセージを伝えるコミュニケーションであるということです。
自分自身へのメッセージの場合もありますが、基本的には自分以外の方に何かを伝えたいために資料を作ります。
公務員に転職してからよく資料を作成します。
当然他人が作った資料もよく見ます。
よく感じます。
よくわからないことが多いです。
もちろん、僕の理解力の問題もありますし、役所独特の表現、言葉、フォーマットに慣れていないというものがあると思います。ただ民間企業経験がある方などに聞けば皆さんきっとわかりにくいと感じられると思います。
以前よりも国民、県民、市民を意識して文章を作成しましょうと指導されることが増えているようですが、それでもまだ足らないと思う。
役所でよく作られるポンチ絵という１枚紙に全体像、スキームなどをまとめる資料が多くあります。
これは本当によくわからない。
なぜわからないかというと、２つ理由があります。
１つ目は単純にフォーマットや形式の問題です。
四角の枠があったり、角丸の枠があったり、斜線があったり、太字があったり、フォントが違ったりと
結局何が重要で何を伝えたい資料なのかがよく見えない。
２つ目は理想と現状、そのGAP（課題）といつまでに何を実施し、どうモニタリングするかという観点に対して
数字がない。いわゆるKPIがない。だから曖昧。
この資料を通じて、誰がどんなアクションを起こして、どんな状態を作り、それをどう評価するのかが
よくわからない。
数字を置くと、達成が求められて、結果に責任が伴うから、あまり具体的な数値目標は置きたくない
というのが本音ではありますが、いまどきのビジネスでそんなことは許されないわけであります。
そんな甘い状態で仕事をしていても誰も成長できないし、誰も知恵を絞らない。
知恵を絞るのは言い訳を考えることだけになってしまう。
そんなんで公務員はいいのでしょうかね？
でも、公務員みな大小様々な疑問を感じながら、仕事にあたっているとは思います。
怖いのは、イマイチのことでも、それが続けば、人間は慣れてしまいます。
当たり前レベルがどんどん低くなっていきます。
伝える と 伝わる は違います。
当たり前レベルの高いビジネスマンでありたいものです。
民間から社会人枠で公務員になるための面接対策
今後、受験される方は、色々な思いをもって、「公務員」へ挑戦されると思いますが、
ご自身のキャリアの棚卸しをしっかりとされて、その役所が求める人材像、その役所の風土を想定したうえで、自分が何ができるのかを明確にして、伝えることが大切かと思います。
自分が何を実現したいか（WILL)、自分は何ができるか（CAN)、自分は何をやらなければならないか（MUST)という３つの軸で整理することをおススメします。前職で使われていたフレームなので偉そうなことは言えませんが、これは非常に重要な考え方だと思います。
役所が外部に人材を求める理由は、色々とあると思いますが、僕が想定したのは、下記３つでした。
１、リーダーシップ
２、発想力・企画力
３、コミュニケーション力・他社を巻き込み力
これは民間企業でも、どんな組織でも言える課題ではありますし、国・地方問わず、全ての組織が求めていることです。多少の差異はあっても大体こんな感じです。
あとは、シンプルにそれができるかどうかを伝えるだけです。
それを伝えられるように、民間企業で培ってきたことを整理して話せばよいのです。
全て兼ね備えていなくても、どれか一つでもいいのですが、相手が求める人材に照らして
合致している蓋然性が高いと思ってもらえることが大切です。
ただ、もちろん嘘はいけませんね。どれもできる人なんていませんので自分の強みだけでなく、弱みも整理して、話せるようにしておく。
大体、社会人向けの公務員試験（筆記）は足きり程度でしか見ていないので、その準備に時間を使う必要はないと思います。事前に配点のウエイトは公表されていて、筆記は高くないと思いますし、仮にそこを重視する役所があったら、かなりイケていない役所だと思うので入らない方がよいと思います。
筆記レベルも髙くて、民間でバリバリやっていて、公務員に転職したいという奇特な方はいません。ちなみに脇道にそれますが、筆記レベルで優秀な人材を集めてきたのは過去（今でも？）の役所の新卒採用スタイルです。筆記レベルにこだわるなら、新卒採用の方法や入庁後の教育について知恵を絞る必要があると思います。
改めて、話が戻りますが、役所は何を期待して社会人向けの採用を行っているのか？
そこにフォーカスを置いて、準備をすれば面接は大丈夫です。
それよりも自分はその期待に対して、どうやって応えることができる人材なのか？
採用されてから何を実現したいのかを整理し、面接に臨むことが重要ですので
準備にかける時間配分をお間違えなきように。
民間企業から地方公務員なんかになっちゃった人
「何で公務員になったの？」という質問を前職のメンバーから良く聞かれます？
そこには、「給与もめっちゃ下がるし、東京の方が楽しいし、そもそも公務員の仕事なんてつまらないでしょ、ほんと、いやマジで、何で公務員なんかになっちゃったの？」
何となくは答えられます。
「自分の故郷で仕事がしたい」
「地方で胸を張って仕事をする人を増やしたい」
でも、転職したことに後悔がないか？と言われるとやっぱりその想いもあります。
私自身がこのブログを通じて、明確に答えを伝えられる状態に持っていくために、日々の気付きや仕事の進め方、また官民いずれも少しは知っている立場として、今感じている思いなどを言語化していこうと思ってます。
また、今後公務員への道を考えている人にとっても参考となるような内容にしていければと思っています。
次回は、簡単に自己紹介をします。
まずはこんなところで。
新しい自分への挑戦。
楽しみたいと思います。
