民間企業から地方公務員に転身した人のブログ

民間企業から地方公務員に転身した男が、日々遭遇する違和感に苛まれ、また気付きを得ながら悪戦苦闘している様をご紹介します。

役所の資料はなぜ見づらいのか?

今日は、役所の資料はなぜ見づらいのか?について考えてみたいと思います。

 

まず資料を作る基本的な目的は、誰かにメッセージを伝えるコミュニケーションであるということです。
自分自身へのメッセージの場合もありますが、基本的には自分以外の方に何かを伝えたいために資料を作ります。

 

公務員に転職してからよく資料を作成します。
当然他人が作った資料もよく見ます。

よく感じます。
よくわからないことが多いです。

 

もちろん、僕の理解力の問題もありますし、役所独特の表現、言葉、フォーマットに慣れていないというものがあると思います。ただ民間企業経験がある方などに聞けば皆さんきっとわかりにくいと感じられると思います。

以前よりも国民、県民、市民を意識して文章を作成しましょうと指導されることが増えているようですが、それでもまだ足らないと思う。


役所でよく作られるポンチ絵という1枚紙に全体像、スキームなどをまとめる資料が多くあります。
これは本当によくわからない。

 

なぜわからないかというと、2つ理由があります。


1つ目は単純にフォーマットや形式の問題です。
四角の枠があったり、角丸の枠があったり、斜線があったり、太字があったり、フォントが違ったりと
結局何が重要で何を伝えたい資料なのかがよく見えない。

 

2つ目は理想と現状、そのGAP(課題)といつまでに何を実施し、どうモニタリングするかという観点に対して
数字がない。いわゆるKPIがない。だから曖昧。

 

この資料を通じて、誰がどんなアクションを起こして、どんな状態を作り、それをどう評価するのかが
よくわからない。

 

数字を置くと、達成が求められて、結果に責任が伴うから、あまり具体的な数値目標は置きたくない
というのが本音ではありますが、いまどきのビジネスでそんなことは許されないわけであります。

そんな甘い状態で仕事をしていても誰も成長できないし、誰も知恵を絞らない。
知恵を絞るのは言い訳を考えることだけになってしまう。
そんなんで公務員はいいのでしょうかね?

 

でも、公務員みな大小様々な疑問を感じながら、仕事にあたっているとは思います。
怖いのは、イマイチのことでも、それが続けば、人間は慣れてしまいます。

当たり前レベルがどんどん低くなっていきます。

伝える と 伝わる は違います。

 

当たり前レベルの高いビジネスマンでありたいものです。

 

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