②県庁の働き方は採用で変わる。（私が県庁の採用のリーダーであったら）
◎今日のブログのまとめ
- 公務員の配属の改善
- それでも不合理な配属はどう乗り切るか？
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先日のブログで、県庁の働き方は採用で変わるとお伝えしました。
具体的には①採用と②配属が大事であると。
続きを読む県庁の働き方は採用で変わる。（私が県庁の採用のリーダーであったら）
◎今日のブログのまとめ
・「働き方改革」とは「働きがい」を感じることから始まる。
・働きがいを作る根源は「採用活動」
・つまり、「働き方改革」とは「採用活動の改革」である。
１ 役所の働き方改革の行く末
先日のブログで働き方改革を進めるうえで「働きがい」を感じる職場にするかが肝だという話をしました。
また、「働きがい」を生み出すためには、各人の強みや特長を活かして、仕事とつなげていくことが大切です。
役所は、仕事に人をくっつけます。
難易度が高そうだから、折衝が多そうな案件だからと、何となく年次の上の人に任せる、若者の視点を活かして、斬新な企画を考えてほしいからと、何となく年次の下の人に任せる。という感じで、仕事ありきで考えます。
過去もそのようにやってきたから、これからもそうする。。。という感じです。
これでは、なかなか任された方はモチベートされません。
自分でなければならない理由を説明してくれる、言語化できる上司はそうそう役所にはいません。
また、役所は基本的に強みを活かすよりも仕事を通じて、欠点を減らす、なくすためにそういった仕事を割り振ります。全員、何でもある程度できる人材を作る配置がなされており、根底には弱みがないことを強みとする考えが垣間見えます。
当然、こういった仕事の任せ方、配置の仕方ではより働きがいを感じて仕事をするということは絶対につながらないと思います。
恐らく、強みを活かすという観点で人事を動かしている役所は、全国にどこにも存在しないかもしれません。
結果的に、自分のしごとにやりがいを感じる職員の割合は低く、恐らく国、地方問わず、この指標が高い自治体はないと思います。
そんな役所の人事状況で出てきた昨今の「働き方改革」というお話。
ご多分に漏れず、私が所属する県庁もどうようにそういった働き方改革の手法をまとめた行動指針のようなものを策定しています。
働き方改革を通じて、職員が感じる仕事へのやりがいを高めるということらしいですが、実際の順番はその逆なのです。
自分の仕事にやりがいを感じずに、極端な話、残業代をもらうことぐらいしか楽しみがないとさえ思っているような職員がいる環境で、生産性を高めよう！なんてかけ声で実現するなんで夢のまた夢でしかありません。
結局は働き方改革の様々なメニュー、ツールも使用にあたってのルール等が導入され、手続き増えて、使うことも面倒臭くなり、誰も使用しない、何も変わらず、最終的に「働き方改革は意味がなかった」という烙印を押してしまいます。
間違いなくそうなります。
○先日のブログ
２ まず取り組むべきこと
１で伝えたとおり、職員の働きがい指標は働き方改革の結果指標ではなく、まず持って着手しなければいけない目標であり、打ち手が必要なものです。
職員の働きがい向上なくして、働き方改革はありえません。
絶対に失敗します。
なぜ、現状、職員が自分の仕事にやりがいを感じないのか？という点について考えないと行けません。
中には仕事にはやりがいを感じるけど、長時間勤務だからきつい。
だから正直、今は仕事のやりがいを感じない。
そのために生産性を上げて、プライベートも充実させる、働き方を多様なスタイルで！働き方改革！というのはある程度、論理的だし、働き方改革はこの枠組みの中で組み立てられています。
でも、でもですよ、私の直感ですが、そういう人はわずかだと思います。
現状は、
・今の仕事はつまらない、自分がやる意味を感じない。
・でもやらなければならないし、ちゃんとやらないと評価されない。
・やらないといけないことが多く、残業が増える。
・残業代は増えるけど、いくらやっても仕事そのものには何らやりがいを感じない。
・成果が曖昧。失敗は明確。だから失敗しない（手続きを抜け漏れなくやる）ように決められた手続きを粛々とやる。
と感じる方がたくさんいるのではないでしょうか？
そこで私が県庁の採用のリーダーであったら、下記の取り組みを行います。
大きく２点。（やや時間がかかりますが、本質的なことなので仕方ないと思います）
① 採用を変える。
② 配属を変える。
役所に限らず、どの組織もそうでしょうが、役所はこの部分があまりにも機能していません。労働組合の兼ね合いもあり、思い切りがつかない分野ではあることは承知していますが今後の公務員の働き方を考えるとここしかないと思います。
３ ②について
今日は、先に②について話します。
①はもっと本質的で長期的な取り組みですので、次回以降に取り上げます。
② 配属を変える。
まず、役所の人事、配属は謎が多いです。
どういった評価モデルで人をはめているのか、全くわかりません。
固めの民間企業（例えば、金融など）も同様かもしれませんが、結果的に人事でその人の評価が明らかになるというものです。どの組織も花形部署やエリートコースと言われるような部門があり、そこに配属された人は評価されているというイメージになります。ある程度、年次を重ねれば、本人の志向はともかくとしても、その人の能力をもってして、難題に取り組んでほしいという人事の狙いは十分理解できるところです。
私が言いたいのは、２０〜４０歳代前半くらいまでのキャリアパスになります。
このあたりは、かなり謎です。
私のように社会人枠で採用された者でも、結構、前歴の経験などが無視された配属などになったりします。この点は本当にやめてほしい。経験を活かせないのであれば、極論、入庁せずに他の選択肢を選ぶこともできるわけです。
（中途採用の活かし方についても、個人的にかなり思うところがあるので別記事でお伝えしたいと思います）
もちろん、組織人として、何でも自分の思い通りにいくわけではありませんし、自分の思い通りにならないことの方が多いのは当然です。
ただ、職員の配置という組み合わせという問題については、もっともっとやりようがあるだろうと思ってしまいます。
ただですら、地味な仕事で面倒なことばかりなので、もう少し各人の強みや経験が生きる環境を整備することで生産性は高まるかと思います。
さらに大きく２点、やるべきことがあると思います。
（１）人事部門がやること。
①役所の業務自体のグルーピング
（各部門にどんな職務適性が求められる仕事があるかということ）
②職員のグルーピング
（各職員の志向、強み、経験の整理）
③上記、二つの組み合わせ → 配属
①については、役所の仕事は幅広いですが、仕事を分解すれば、大まかにでもどういった職務上の適性が求められるかという点は、何点かにグルーピングすることは可能だと思います。
職務適性は、例えば、SPI等の適性診断ツール等のフレームを使い、一旦、仮置きするのもありだと思いますし、自分たちでオリジナルにもうけることもできるかと思います。
※ただし、この点は新採用職員の採用時にもつながるため、共通のフレームで人事が同じ意味でイメージできる言葉と定義付けが必要です。
恐らく、グルーピングのレベルの差はあれ、多分１０個以内にはまとめられると思います。一つの事務をとっても様々な要素があるということであれば、その中でも特に重視される、優先される職務適性という選び方でも良いと思います。
※ただし、ある程度、一つの事務でも複数の職務適性が求められるものはそれを網羅して、現場と接続することが大切です。現場での事務の割り振りにおいて重要な指標になります。
②については、これまでの仕事の経験、面談などで語られる本人の意向などをまとめること。これも同様に本人の適性を把握する必要があります。
この点は、あまり変化がでない適性検査の結果をベースにしてもよいと思います。
③最後にマッチングです。
このあたりは民間企業でも先行している、人事×AI等の進展でより納得感のあるマッチングができるように感じています。
このようなスキームが出来上がれば、ある程度、動かす側と動かされる側で納得感を持ち得るような気がしています。
（２）配属現場がやること
・各事務の割り振りにおいて、各人の強みをベースとする。
・強みを言語化して、本人に割り振る際に意味付けを行う。
・今後やりたいこと、挑戦したいこと等を定期的な面談で把握しておく。
今回は、思いベースで書き連ねましたが（汗）、今後はより落ち着いて、現場での運用についてもブログで発信していこうと思います。
まずは、強みをとことん活かすという人事の運用が求められるところです。
強みを活かすことについては、ソフトバンクやリクルート、サイバーエージェント等、日本を代表するイケテル企業が導入しています。
また、読んだ方も多いかもしれませんが、特に役所の人事課の諸君は必ず読んでほしいのが、ストレングスファインダーの本です。
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日本の役所が強みを活かした組織運営を進めたら、非常に強いと思います。
なぜなら、そもそも基本的には頭のよいメンバーが多い、自分の故郷や地域をよりよくしたいという思いがベースにある、事務職、技術職など様々な職種の人が同居している組織であること（イノベーションが生まれやすい環境）等、ベースとなる人材はそろっていると思います。
活かし方一つで、いくらでも働きがいは向上するし、自ずと生産性は上がります。
私はそんな公務員組織が一つでも増えることを願い、発信や行動をしていこうと思います。
個人の経験、適性を生かした組織づくりへ
◎今日のブログのまとめ
・公務員の配属の現状
・個人の経験、適性を生かした配置へ
「地方公務員が本当にすごい！と思う地方公務員」賞を受賞した福井県庁の岩田早希代さんのインタビューを拝見して、「仰るとおり！！」と何度も共感し、最終的には感動すら覚えるものでした。
この人とは朝まで飲んで語りたいと勝手に思っています。共通の知り合いがいたら、紹介してもうおうかな♩
◎インタビュー記事
中でも、今回は公務員の人事、配置について考えてみたいと思います。
ちなみに過去のブログ記事でも取り上げているのでご興味があれば併せてお読みください。
まずは岩田さんのインタビュー記事からコメントを抜粋します。
『社会人経験者採用とか海外生活経験者採用枠とかで入った人も、その経験が生かされてないような仕事をしている。職場全体に言えることですが、個人の経験や専門性を生かせる配置や環境にすべきだと思います。』
この一言に尽きます。
ちなみにこの岩田さんは、広報分野のスペシャリストとして任期付きで採用をされた方ですので、当然、受け入れる組織はその方の経験を生かすために最大限の環境を整えることが求められます。スペシャリスト採用とはそういうものです。普通に民間企業が求める即戦力であれば、欲しければ、そのターゲットに必要となる環境を整備した上で募集をします。それでもターゲットが採用できないのはざらです。
そういう点からして、とりあえず県の広報力、発進力を高めるために外部から経験者を採用しよう、採用したら何とかしてくれるだろうと。これはかなり危険な考えです。
でもそういった考え方が役所には当たり前のようにはびこっています。
これでは経験者もその経験を生かしにくいです。
ましてやその経験者のアウトプットの凄さをわかる人がいなければ、孤独との戦いです。このかたのように当事者意識が高くなければ、ここまでの仕事はできないと思います。
私も民間経験者枠で採用されました。
もっとも岩田さんと異なり、任期付ではなく、あくまで行政職としての採用ですのでスペシャリスト採用というわけではありませんので、幅広く業務を経験することは大切だし、必要だとも思っています。
ただ、愚痴っぽくなりますが、正直、なんで私がこの部署なのか？という思わざるを得ない配置があったりします。
何のために中途採用をするのか、何を期待するのか、どこにはめるのか、中途採用なりのキャリアプラン、キャリアパスをそろそろ本気で考えないといけないのかなと感じています。
自分が抱えるモヤモヤ感にとてもフィットするインタビュー記事でした。
今後は、私は仮に人事を担当する部署に異動になった場合の人事戦略を考えて、ブログで共有したいと思います。
全ての入り口は、採用にあります。
エントリーマネジメントという概念は前職のときから非常に大切にしていた考え方です。それをどれだけ広げられるか、私の挑戦だと思っています。
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公務員の働き方改革について
◎今日のブログのまとめ
・何をするか（To Do）ではなく、どう在りたいか（To Be）という観点の重要性
国の方針に従い、公務員も民間企業も働き方改革が叫ばれています。
当然、長時間の労働を強いられて、命を落とす、健康を害すということは絶対にあってはなりませんし、今後そういったことで苦しむ方を生み出さないということは絶対に必要なことです。
ただ、ひとえに働き方といっても、様々であり、業務改善、業務のスクラップアンドビルド、PCスキルの向上、サテライトオフィス、在宅勤務、会議の見直しなど、レベル問わず、多くの打ち手のようなものが展開されています。
一人ひとりが日々工夫をしながら、業務改善を図ることはとても重要です。
できればそれを多くの方に共有し、全体の生産性を高めるために横展開していくことも大切です。
そんなときにそもそもなぜ業務改善をするのか、工夫をするのかという点は一人ひとり考えるところはあるかもしれません。
個人的には、仕事は好きなのでより効率的に進めたいですし、その空いた時間でより自分が挑戦したい分野や突き詰めたい仕事に向き合いと思っています。
また、プライベートや子供、家族との時間をより充実させたいという思いがあります。
実はこのあたりの腹落ち感、納得感がないとこの手の全体的な改革は頓挫してしまう可能性が高いかなと思います。
そこでより重要なのが、自分自身「何をするか？（To Do）」という観点よりも自分自身「どう在りたいか？（To Be）」という観点かなと考えています。
どういった自分で在りたいか？
この考えが仕事とプライベートの境界をなくします。
そういう意味で仕事もプライベートも全く別物ではなく、ある意味分けることができないのかなと思います。
仕事での自分、家庭での自分、一人での自分。
これはペルソナの使い分けはあっても、一人の自分という個であることには変わりがありません。
あなたは、公務員としてどう在りたいですか？
これからはより求められる観点だと感じます。
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公務員の働くやりがいについて考える②
◎今日のブログのまとめ
・公務員自身が感じる仕事へのやりがいは総じて低い事実がある。
・公務員の働き方改革の不思議
・生産性を高めるためには、仕事にやりがいを感じる公務員を増やすしかない。
前回のブログで、公務員の働き方改革について、少し触れましたが、今回は『そもそも論』として働くということを考えるにあたり、最も大切な点についてお話します。
ずばり、『仕事のやりがい』です。
公務員は国家、地方とわず、自分の仕事にやりがいを感じている方が決して高くないと思います。残念ながら私が所属する県庁もその割合は低く、50％にも届いていません。
職員２人に１人は、自分の仕事にやりがいを感じていないというのはかなり危機的な状況だなと感じています。
前の会社では、ありえない数字だし、そもそも仕事のやりがいというのは自分で見つけるものであり、与えられるものではないと根本的には感じますが、公務員の世界は独特なところなのです。
元々、人の役に立ちたい、国、地方の魅力を高めいたい、不満、不安、不足などの「不」を解消したい、地域を元気にしたい等、皆それぞれが志を持って、公務員の世界に入ってきていると思います。
それでも自分の仕事にやりがいを持てないのは・・・
いくつか理由はあります。
- そもそも仕事の成果が見えづらい
- 意思決定プロセスが長い、遅い、面倒くさい
- 利害関係者が多く、玉虫色になる
- 悪い意味での公平性（マーケティング観点が効きにくい）
- 誰かがやらないといけないんだけど地味で面倒くさい事務作業という現実
- 希望する業務を基本的に担当できない
などなど、挙げたらきりがありません。
より直裁的にやりがいに直結させるのであれば、自分がやりたいことを仕事にすることです。つまり、各人の希望をふまえて、人事・配置をするということ。
ただし、これは当然官民問わず、簡単な話ではありません。
仕事の重要性、本人の能力、人事の意向などに応じて、決定されるものです。
それはよくわかっているのですが、役所の人事を見ると基本的には、その人の強みを生かすというよりも、弱みを改善することに目がいきがちな気がします。
弱みを改善することでその人の強みがより生きるというのであればそのやり方もありかなとは思いますが、基本的には皆が満遍なく様々な仕事を経験し、同じような能力を持つ人材をいかに多く作るかという思想が根底に強くあるというように感じます。
今までの時代は、ある程度仕事も定型化されていたのでそういった人材で幅広くカバーするというのは理解できます。
しかし、今は、課題設定から問題解決までかなり複雑で部署によっても扱う領域、ステージは異なるわけです。そういった環境をふまえるとますます一人ひとりの強みにフォーカスする人事が求められると感じています。
何でもできる人は、もしかすると何にも結局はできない人 なのかもしれません。
いかにして人の強みを生かして、やりがいを持てる状態を作れるか。
この点を見ずして、小手先の手法論に陥る働き方改革はまさに絵に描いた餅に終わることは明らかです。
ここにメスを入れられるのは、現場ではなく、トップのリーダーシップが鍵です。
現場が責任逃れをするわけではありませんが、人事制度は労働組合との兼ね合いもあり、いじるのが非常に大変です。
○知事のリーダーシップの好例だと思います。
働き方改革は、制度論としてではなく、本質的な人事制度改革だとどれだけの人が理解しているか。それがわからないと、結局は何か新しいことに変えるためにまた新しいルールができて、運用が面倒くさくなり、使わなくなるという公務員らしい悪循環に陥るのです。
働き方改革は、いかに一人ひとりの強みを生かすかという人事改革なのです。
公務員の働くやりがいについて考える①
◎今日のブログのまとめ
・公務員自身が感じる仕事へのやりがいは総じて低い事実がある。
・公務員の働き方改革の不思議
・生産性を高めるためには、仕事にやりがいを感じる公務員を増やすしかない。
昨今、何かと『働き方改革』が叫ばれて、公務員の世界でもその動きは顕著に現れています。国、都道府県、市町村で大なり小なり、様々な提言等がされていると思います。
公務員の働き方改革 第 1 回 「働き方改革」を考える上での公務員の業務の特色 - パブリックセクター (公共・医療・教育機関) 向けポータル
いかにどうでもよい仕事をなくすか、簡素化するか。
どうでもよい会議をいかになくすか、議事録作成の時間を減らすなど、細かいところで見ると官民問わず、改善しなければならない項目はたくさんあると思います。
最近のテクノロジーを活用し、なるべく積極的に使いながら効率化に向けてチャレンジすることは大切だと思います。
まずは、とりあえずやってみる！というスタンスは大切です。
いいことでも変化するということは、従来からの動きに慣れている人からするとやや面倒臭いと感じ、行動につながらないこともあります。何事も最初は慣れが必要です。現状のままでいいと思っているのなら変えなくてもいいと思いますが、何らかの変化を求めていながら実際にチャレンジすることを嫌がり、文句を言うだけではただの評論家です。
そのため、まずはとりあえずやってみる！うまくいかなければ改善すればいいし、仮にあまり効果がないとわかったとしても、その事実が検証できたと思えばいいかなと思います。
書籍などでもこのテーマについては現在多くの著者が扱っています。
ただ、どうしても改革の前に気にしなければいけないのは、なぜ業務を効率化して、生産性を上げるか？という点に一人ひとりが納得感や答えをもっていないと、改革は結局はTODOが増えるという役割意識としか考えることはできません。
私の答えとしては、『プライベートの時間も大事にしつつ、本質的な仕事に時間を使うことでより良い成果につなげること』かなと思っています。
そのためには限られた時間の中でいかによい仕事をするか？という観点ですね。
この働き方改革は、個人の志向によりその取り組み度合い、対応が変わってくると思います。
一方で、公務員として仕事にやりがいを感じているか？という観点も極めて重要になります。
次回はこのあたりについてお伝えしたいと思います。
リーダーシップとは信頼がもたらす安心感なのかも
今日のブログのまとめ
○リーダーシップを発揮するということは誰よりも知識や経験を持って、強烈な個性、カリスマで引っ張るのではなく、互いが信頼することで生まれる安心感の上に成り立つものということ。
私は、リーダーシップを勘違いしていたかもしれないと感じる、今日この頃。
自分が理想とするリーダーシップは、
- 皆がスピード感と責任感を持って、自分の仕事に臨む
- 前例踏襲は悪でより改善することのために現在の担当者がいる
- リーダーは明確なビジョンを示して、メンバーをスキルと経験でリードする
- 上司や後輩は何でも自分を頼ってくれる
こんな感じでいました。
いや正直に言うと今でもそう思ってしまっている自分がいます。
ある時、後輩から言われました。
「○○さん（私のこと）は怖い」と。
正直、厳しくというか、自分が求めるレベルを相手も求めて、結構厳しめにあえて後輩などにも接していたとは思います。
当然、そういう意図を後輩もわかってくれていると信じていました。
でも、実際は、私のイメージは、
- 怖い
- 細かい
- 話しかけづらい
- そして怖い
結構、ショックでした。
こうも自分が思う自分のイメージと乖離しているとはびっくりでした！！
それよりもかなり切なかったです。。。。
自分は、リーダーシップというものをはき違えていたのだなと。
心底、後悔しました。
そんな中、改めてリーダーシップとは何かな？と感じて、本棚から取り出したのが、
リーダーはじめてものがたりでした。
前職でリーダーになったときに、たまらずに購入した本で、そのときも読みながらなるほど！と思っていたけど、人間そんなに簡単に変わるわけでもなく、改めて感心することばかりでした。
そこで得たものが冒頭の「安心感」でした。
あるがままに一人ひとりを見つめて、認めるということ。
自分の中でのべき論を押し付けない。
一人ひとりのスタイル、スタンスがあるということ。
まず、何より私自身が「自分らしく自由に働く」ことを志向しています。
そんな自分がいつの間にか周囲に余計なストレスを与え、周囲の挑戦を阻んでいたのかと思うと、本当に切なくなります。
何事も挑戦する土壌作りは大切です。
挑戦できる土壌というのは、安心して新しいことを始めることができる雰囲気です。
新しいことは当然抜け漏れもあり、安定しない部分が多々あります。
足らないところを指摘するか、足りてる部分を認め、次に向かうかで組織としての挑戦する土壌は大きく変わってきます。
仲間が安心して仕事ができる状態を作ること、信頼感を醸成することがまず何より取り組まなければならないことでした。
信頼がもたらす安心感を作るために自分が何ができるか？
そこを考え続け、挑戦していこうと思います。
公務員の仕事術③（ノート術③） モヤモヤするときこそ・・・ノートを開こう！
◎今日のブログのまとめ
仕事を整理するために頭を整理するノート術のご紹介③
- タスクを頭から取り出してノートに書いて、頭をスッキリさせよう
- 常に予定外のタスクを想定して、余白のある段取りとしよう
- シングルタスクをとにかく意識して、一つ一つ潰していこう
過去２回に引き続いて、今回ノート術の最終回です。
ちなみに過去の投稿はこちら！
○１回目
○２回目
今回は、ベーシックなタスクの書き出しになります。
シンプルに１週間でやるべきことをノートに書き出します。
それを納期などに応じてスケジューリングしていて、各曜日に割り振ります。
そして実行したら、サインペン（太いペン）で線を引いて、完了とします。
皆さんもやられていることも多いとは思いますが、改めてこの行為の効用を
説明します。
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・頭の中のタスクを書き出し、一旦頭からノートに移して頭を軽くする。
・段取りを組む。必ずパンパンに詰めず、余裕を持った段取りとする。（必ず予定外の仕事は入るので、その辺りを見越した余白が必要です）
・１日の中での優先順位を決めます。
※ちなみに優先順位としては、やりたくないこと、気乗りしないことを先に片付けます。また、集中力が求められる確認系の仕事等は午前中にやります。午後は基本的には自由な時間に充てています。
・取り組むことは「１つ」。いわゆるシングルタスクです。
・完了したら、線を引く。達成感を視覚的に表現するためにも私は太いサインペンの使用をお勧めします。
・毎日ノートを見返して、段取りを組み直す。
・気付きを得たら、そのノートに都度記入する。（言語化する）
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ちなみにノートはマルマンのニーモシネ。
ノートの表面と裏面がハードタイプでよれることもなく、またシンプルなデザインのため、飽きなく使用することができます。
このタイプはかれこれ、10年近く使用しています。
ぜひ、皆さんも自分らしさが表れるノートを見つけてください。
当たり前のことばかりかもしれませんが、些細な日常の行動が数ヶ月、数年で大きな差として現れてきます。日々のちょっとした心がけ、習慣が仕事のできるビジネスマンにつながると私は信じています。
皆さんもぜひ、できるところから良い習慣を作ってみてください。
そのきっかけとしてノート活用から始めてみてください。
公務員の仕事術③（ノート術②） モヤモヤするときこそ・・・ノートを開こう！
◎今日のブログのまとめ
仕事を整理するために頭を整理するノート術のご紹介②
今回は前回のブログに引き続いて、ノート活用術の第２段をご紹介します。
ちなみに前回ブログは下記の内容で、自分が気になること、不安に感じること、タスク等をとにかく書きなぐり、頭のモヤモヤを外側に出して、頭をスッキリするというものです。
今回は、第２段として、より実用的な使い方をご紹介します。
それは、ずばり、仕事の段取りを最初から最後まで書き出し、徹底的に失敗するリスクを抽出するという使い方です。
主に、仕事の抜け漏れや大小さまざまなミス等で毎回何らかの失敗をしてしまうという方にはぜひ使っていただきたい方法です。
公務員の世界は、皮肉にも「成果」よりも「失敗」にうるさい組織集団です。ゆえに挑戦をあまり好みません。より確実に実施することがいつの間にか目的化してしまい、本来の目的に向けて最善を尽くすという観点が弱くなってしまいがちです。
（公務員のイケテナイ思考）
脇道にそれますが、仮に多少失敗があっても、そこでの気付きを大切にしてより次回につなげていけばよいのです。（PDSをより早く回し続ける）何事も机上での判断ではなく、実践してみてこそ得れるものがあります。
話を戻すと、この使い方に慣れると仕事の抜け漏れや失敗、ミスが劇的に減ると思います。
○具体的な進め方
・まず、何らかの自分が担当の業務について選びます。
・次に、最初から最後までの工程で必要となる事務を時系列にそって書き出します。
ノートはいくらでも書き足しできるので、とにかくレベルの違いなども気にせず、大小様々なものを拾い上げます。
（※ノートはきれいに使おうとすると本来の効用を得れないと思うので思いっきり自由に雑に使いましょう）
・そして、重要なものは、予め失敗しそうな点を抽出して、失敗しないようにするための対応が何らかの工程で準備できないか、仮に失敗してもどの工程でリカバリーするかなどを思いつく限り書いていきます。
・最後に重要度などに応じて、赤や青など別の色で囲む、下線を引くなどで注目させます。
・その後は、定期的にそのノートを眺めながら、新たな情報、気付き等を加筆して軌道修正をはかっていきます。
上記のとおり、非常に簡単です。
ノートに書けば書くほど、あなたの仕事の完成度は高まっていきます。
ノートに書き出すことでタスクの抜け漏れは減りますし、何より言語化することで頭の中で考えるだけでは浮かばなかった疑問、心配点なども見つかります。そのようにノートに思いつくリスクを書き出し、つぶしていくことで確実に仕事の確からしさがあがります。
ぜひ、実践してみてください。
ちなみにこういったノートの活用をしているやり方を紹介しているビジネス書がありましたのでご紹介です。
山崎裕二さんの先にしくじる 絶対に失敗できない仕事で成果を出す最強の仕事術です。
読みやすいですし、私のやり方をより論理的に無駄なく説明してくれている良書です（笑）
公務員の仕事術③（ノート術①） モヤモヤするときこそ・・・ノートを開こう！
◎今日のブログのまとめ
仕事を整理するために頭を整理するノート術のご紹介
ご無沙汰しております。
最近、業務やプライベートでバタバタとしていて、なかなか仕事の棚卸しや情報発信ができていませんでした。
久し振りにブログに向き合うと色々と改めて気付きがあります。
それはずばり、『言語化する』ということの大切さです。
何気なく自分の頭の中にまとまっているので、わかったような気になることもありますが、どうしてもモヤモヤしているようなときは紙にとにかく気になることを書くことが大切です。
これは超大切です。
書く事で、論理的な流れ等が弱いところなど、曖昧な部分が明確になります。
ビジネス書などでも、ノート術等が叫ばれたり、日記が注目されたりと改めて手書きで頭を整理することの重要性を考えさせられることも多いかなと思います。
で、皆さんも気になるのが、ずばり、じゃあ『何を書けばいいの？』だと思います。
ノートも買った。お気に入りの文房具も買った。
テンション高く、ノートの１ページを開いた・・・・。
結論としては、身も蓋もありませんが、『書く事は何でもいい』です。
こういうと分かりにくいと思いますので、私の方で実践しているものをいくつか紹介します。（今回は１つご紹介します）
① 気になること、不安に感じること、頭に浮かんだ事を書く。
これは、ビジネス書などでも紹介されるものです。
・今日の仕事のタスク
・今年実現したいこと
・身につけたいスキル
・不安に感じている事（仕事、プライベート） などなど・・・
そんなことを書きなぐって、意味あるの？と思う方もいるかと思います。
（私もそう思っていました！）
ただ、実際に行ってみると、自分の頭の中にある事柄を紙に書き出して、言語化することでおそろしく頭がスッキリします。
また書く事で抜け漏れもなくなり、さらに書く事で深堀ってなぜ？を考えることで自分の考えの確からしさが高まっていきます。
毎日少しずつでも自分の仕事を言語化して、極力、シンプルにこの仕事はつまり『○○ということ』というようにシャープに整理することができます。
参考になるビジネス書としては、今更ですが、赤羽雄二さんのゼロ秒思考 頭がよくなる世界一シンプルなトレーニングが大変勉強になります。
具体的なメソッドは書籍にて確認してほしいです。
電話対応の不思議
仕事を進める上で電話はよく使うツールではありますが、結構使い方を誤ると面倒なツールになる。
以前、ホリエモンが言ってましたが、「電話かけてくる奴とは仕事しない」的なこと。そこまでは言い切りませんが、なかにはおやおやと思うケースもある。
①余計な質問
国、県、市町村などどこに属していてもそれぞれでやりとりはやります。よくあるのは、国が県に聞いて、それを県が市町村に聞いて、とりまとめて県が国に回答するようなパターン。まあよくありますし、県の仕事は多分この部分のやり取りが多いかと思われます。
結構、自分で考えれば分かるというか、判断できるのにわざわざ聞いてくる人いますが、大したことでなければ、自分で判断してください。いちいちバカではないので電話してこないでください。
②遅くて無駄な連絡
期限までに回答を求める場合、回答が遅いところはあります。そーゆーところは大体同じところだったりするのでその担当者の捌きが悪いかと思います。
何度か締め切り前からリマインドメールを送るのですが、期限過ぎても音沙汰無し。しょうがないから電話してようやく出してくる。
その際にわざわざ電話してきて、「今送りました」と。その連絡は要りません。まあ電話するのなら締め切り前に「締め切りには間に合わないけど、○時までには出します」という連絡にしてください。
到着確認したいのなら、開封通知でも付けて送れば良いし、わざわざ電話する必要なし。
ただし、直接、相手と話しながら進める場面もあるので必ずしも電話がNGではないと思いますが、使い方を誤ると相手の時間や生産性を奪ってしまいます。
なるべくシンプルにやりたいものですね。
公務員の仕事術② 情報の一元化と見える化
公務員は、定期的に異動がありますが、その課、係の担当事務の内容はあまり大きくは変わりません。
つまり、同じような仕事を定期的な人事異動を経て、担当者が代わりながら担うため、引き継ぎは非常に重要となります。
引き継ぎに不足などがあると新しい部署にいってからも質問などの対応が入り、スムーズに新しい部署での仕事に入れないなどのデメリットがあります。
ただし、どうしても人事異動が決まってから、本腰を入れて、引き継ぎ資料などを作ることが多く、バタバタしてしまうことはよくあることです。
ですので、常に仕事をしながら、その都度振り返り資料をまとめて、情報を整理しておくことが、すなわち引き継ぎにつながっていきます。
狙いとしては、引き継ぎ作業をゼロにすることにあります。
そこで、重要なのが、２点。
①事務ごとに振り返り資料を仕事の完結時に作成しておくこと。
②紙資料保存ファイルに、細かいやりとりなども含めてメモなどに残して見える化しておくこと。
極めて当たり前でそんなことやっているよ！という話で恐縮ですが、実は細かいところまで含めると徹底できていないケースが散見されます。またその細かいところの漏れが意外と後々の手間につながったりということがあるため、要注意なのです。
まず①について、これは仕事の完結時に必ず文書に残して、成果、課題の振り返りをまとめておくことです。その他に、起案一覧、関係者の連絡先などをまとめた関係者一覧、仕事の目標、ゴールなどを1〜2枚程度にまとめると次年度の仕事の仕掛かりが非常にスムーズになります。
また、ここでまとめておくことで引き継ぎ資料にもなりますし、コピペなどでスムーズに書類を作成できます。
作成する際には、あらかじめワードなどでテンプレートを作成しておくと便利です。
次に②について。
公務員はとにかく紙、紙、紙で仕事を残します。お馴染みのファイルに事務ごとに整理されています。この辺りは公務員の素晴らしいと感じる点です。判断のエビデンスをしっかりと残しておくことは行政としては当然ではありますが。
そのファイルの使い方としては、可能な限り情報を一元化しておくことが肝要です。作成した資料、提供された資料はもちろん、関係者の名刺、メール画面の印刷などとともに、文書化はしていないけど、実施にあたり行ったやりとりなどを付箋などでしっかりと残しておくことです。どうしても細かい点までは残していなくて、結局前任に確認するということになりかねないので可能な限り残す。
例えば細かい話ですが、借用した備品のサイズや依頼先、依頼日時、依頼時のやりとりなども残しておくことで余計なことに確認時間がとられなくて良いです。
またその際に意識するのは、後任が初見で見たときにわかる内容になっているかという点です。どうしてもわかっている現任の判断では甘くなってしまうことがあるので、あくまで第三者の目線で分かりやすさを判断してほしいと思います。
仕事の都度、振り返ることで自身の仕事の精度も上がりますし、それが結果的に引き継ぎにもつながるわけです。引き継ぎが上手い人は仕事ができる人かなと思いますしね。
当たり前の話ではありますが、凡事徹底ということでまとめさせてもらいました。
意外と振り返りが言語化されていないことが少なくはありませんし、後任から愚痴を言われないようになるべく分かりやすく見える化しておきたいですね。
目線は高く！
「２つ上のポジションのつもりで仕事をしろ」
これは以前に副知事から新採用メンバーにもらった言葉です。
生意気ながら２つ上のポジションの先輩の仕事を見ながらあーだこーだ思いながら学ばせてもらっています。
来年はよりそのポジションの仕事の量・質を意識して仕事をしていこうと思っています。
仕事のベースは、speed simple sharp。
価値を意識して、それをわかりやすく見える化して
しっかりとモニタリングしていく。
また全体の業務をマネジメントするために、
係全体の仕事を把握する。
そのためには普段からメンバーが担当する事業の起案内容を理解し、サマる力が必要。
役所ならではのよくわからず、納得できないことでも
一定の落としどころというか、妥結案を持っていく力を身につけていきたい。
あまり難しく考えずに、自分や周囲が楽しく仕事できる一年を過ごしていこう。
公務員の異動の不思議
久し振りのブログ更新になります。
突発な業務が入り、定時上がりの日々から一転して、超過勤務が200時間を超える毎日でした。
何でも極端は良くないですね。。。
今年もいつの間にかあと２ヶ月。
役所はこの時期に各課ごとに上長との面談があり、現在の仕事や今後のキャリアなどについて話す機会があります。
まあ一人10分程度なので、正直ただ運用しているっていうものだし、今後の人事の希望を書いたところでほとんど考慮されないのでトホホな感じです。
人事の納得感を各人が持つことは非常に大変なことであります。ただそれでも何かしらの評価をしないといけないので評価指標やその場を設けることは大切です。
ただ、冒頭にもある通り、役所のこういった面談の機会は「とりあえずやっている」という感じで正直あんまり機能していないように思います。言ってもムダ、やってもムダという無力感がベースにあると、どんどん形式化してしまい、ますますとりあえずやっている感だけが残り、誰も得しない状態になってしまいます。
当然、組織として全員の希望通りに配置はできないものの、ミッションとしては達成困難な場合もあって、その中で結果を出してください、その覚悟があるのなら希望を聞きます。っていう配置があっていいように感じます。
結局は一人ひとりのWILLが大切。
各人の当事者意識を尊重できる人事の運用を常に模索しないといけないですね。
プロとそれ以外の違い
仕事でミスがあった。こっちがミスしたのかのかがハッキリわからないのだけど、確認不足というミスでもある。
最後のちょっとした手間であっても確認しきれていたか？最後まで気を抜かずにやっていたか？
そこへのこだわりが弱くて起こってしまったミスだ。これはプロの仕事とはいえない。
もちろん、社会人として価値を発揮して成果を出さないといけない。ただ基本的なことをいつまでもやり続けて、ミスを防ぐ、滞りなく仕事を進めるという安定感が求められる。
ちょっとしたことであってもミスがあると安心して周囲から仕事を任されないし、信頼を得ることはできない。
周囲の評価が自分を新しいポジションに導くわけであり、ミスがあってもそれを補う価値を発揮していればいいというのは独りよがりの言い訳になってしまう。
どんなにくだらないこと、嫌なことでも抜かりなくやらないといけない。むしろそんなことでミスってしまうのはもったいないのであって、そーゆーものこそ基本的な行動を全うしないといけない。
くだらない仕事でも最低限の仕事の質が求められる。くだらない仕事だからテキトーにではプロではない。プロはテキトーな仕事にこそ最小限の時間で終わるように抜かりなくやるものだ。
まだまだまだまだ仕事が甘い。
絶対にもうこんな過ちは繰り返さない。
